Thông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí (tiếng Anh: Press Relaeses) là một tài liệu quan trọng được doanh nghiệp phát đi khi sắp tổ chức một sự kiện hay hoạt động nào đó nhằm thông báo với giới truyền thông về sự kiện, hoạt động này.

Thông cáo báo chí (TCBS) thường được gửi đến các nhà báo, phóng viên vừa để thông báo, vừa mời họ đến tham dự và đưa tin về sự kiện, hoạt động của doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí?

TCBC được coi là một trong những công cụ PR đắc lực cho doanh nghiệp, mang lại hiệu quả cao trong việc thu hút sự chú ý quan tâm của giới truyền thông và công chúng.

Khi một doanh nghiệp muốn PR cho thương hiệu của mình thì không thể không sử dụng đến các phương tiện thông tin đại chúng như báo, đài, truyền hình,… Bởi lẽ, tính hiệu quả về mặt truyền thông và phạm vi ảnh hưởng của những phương tiện này đến công chúng là rất lớn.

Những lúc này, TCBC đóng vai trò là một công cụ thiết yếu nhằm thu hút giới truyền thông, báo chí đưa tin cho doanh nghiệp đến với công chúng. Khi doanh nghiệp muốn thông báo thông tin về một tổ chức, sản phẩm hay sự kiện,… thì thông cáo báo chí là cách mang lại hiệu quả nhanh và rõ ràng nhất.

Khi nào thì nên gửi thông cáo báo chí?

Mặc dù là một công cụ PR đắc lực có hiêu quả cao nhưng TCBC cũng đồng thời là một tài liệu rất quan trọng và không thể tùy tiện gửi đi. Chỉ nên gửi thông cáo báo chí trong những trường hợp sau:

• Khi tổ chức sự kiện ra mắt các dịch vụ hoặc sản phẩm mới

• Tổ chức sự kiện Công bố các thành tựu nghiên cứu

• Khi tổ chức các sự kiện quan trọng của doanh nghiệp có sự ảnh hưởng lớn.

• Công bố các giải thưởng danh giá mà cá nhân hoặc doanh nghiệp đạt được.

Thông cáo báo chí gồm những gì?

Nội dung

Cũng giống như một bài báo, nội dung của một bản TCBC cần đáp ứng đầy đủ công thức “5 W 1 H” tương ứng với việc trả lời cho 6 câu hỏi. Cụ thể:

• Who – Ai? Đây là phần xác định rõ chủ thể của thông cáo báo chí. Có thể là một ngừoi, một nhóm người, một chương trình, một sự kiện, hay một tổ chức, doanh nghiệp nào đó.

• What – Cái gì? Phần này sẽ là những thông tin về sự kiện/hoạt động nào đang diễn ra mà công chúng nên biết? Nó có gì thu hút công chúng?

• Where – Ở đâu? Sự kiện/hoạt động đó diễn ra ở đâu? Trong thông cáo báo chí nên ghi rõ địa chr cụ thể của địa điểm tổ chức sự kiện, có thể đính kèm bản đồ nhằm tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nhà báo, phòng viên đến tác nghiệp nhanh chóng.

• Why – Vì Sao? giải thích vì sao sự kiện này lại quan trọng và vì sao báo chí nên đưa tin về sự kiện này đến với công chúng?

• When – Khi nào? Sự kiện ấy diễn ra khi nào? Cần ghi thời gian và thời điểm chính xác, rõ ràng, cụ thể.

• How – Như thế nào? Tóm tắt nội dung sự kiện sẽ diễn ra để nhà báo, phòng viên nắm bắt được lịch trình.

Cấu trúc

Một bản TCBC thường bao gồm các phần sau:

• • Tiêu đề: tên của TCBC

  • Thông tin liên hệ: Tên và số điện thoại ngừoi phị trách liên lạc với báo chí của doanh nghiệp

  • Địa điểm: nơi tổ chức sự kiện

  • Thông tin chính: các nội dung chính của TCBC, bao gồm thời gian, địa điểm, lí do diễn ra sự kiện và nội dung chính của sự kiện.

Cách viết thông cáo báo chí đúng chuẩn và ấn tượng

Một bản thông cáo báo chí chuẩn và ấn tượng thì nội dung của nó phải đủ quan trọng, có thể thuyết phục giới truyền thông chấp nhận nó làm thông tin cơ sở cho một bài báo khi đăng tải. Vì vậy, để viết tốt một bản thông cáo báo chí, chuyên viên truyền thông cần am hiểu các phương tiện truyền thông, có khả năng nhận biết và phân biệt những đặc điểm cụ thể, nhẵng khác biệt giữa các phương tiện đó. Ngoài ra, ngừoi viết TCBC phải nhìn nhận nội dung của nó bằng con mắt của một biên tập viên để có thể cho ra một bản TCBC chỉn chu, hoàn hảo.

Sau đây là những cách viết một TCBC đúng chuẩn và ấn tượng mà bạn có thể tham khảo:

Viết TCBC như một nhà báo chuyên nghiệp

• Hãy viết một thông cáo thật rõ ràng, mạch lạc và chính xác những thông tin cần có. Để tăng tính thu hút cho TCBC, bạn có thể viết một câu chuyện hấp dẫn nhưng với giọng văn của một nhà báo. Để làm được điều đó, bạn cần lưu ý những điểm sau:

• Vào thẳng vào vấn đề: Điều tối kỵ của một TCBC là sự lan man, không tập trung khiến người đọc khó nắm bắt vấn đề. Do vậy, bạn cần đi thẳng vào vấn đề, trình bày vấn đề thật rõ ràng nhằm làm rõ chủ đề và mục đích của thông cáo báo chí.

• Trình bày rõ ràng, mạch lạc, súc tích: Dù là một bài báo hay một TCBC thì yêu cầu đầu tiên chính là sự rõ ràng, súc tích, tránh dài dòng. Thêm vào đó, lịch trình của các nhà báo, phóng viên thường rất bận, tính thông tin của báo chí lại yêu cầu nhanh nên họ không có nhiều thời gian để đọc một TCBC dài lê thê mà nội dung vốn chí tóm gọn trong vài dòng.

• Giọng văn gần gũi, thân thiện, không làm quá mọi thứ: Giọng văn và ngôn ngữ trong thông cáo báo chí cần lịch sự, nhã nhặn. Tránh các từ ngữ mang tính chất tự đề cao một cách thái quá về sự kiện, doanh nghiệp hay sản phẩm. dịch vụ của doanh nghiệp.

TCBC phải chứa những thông tin hữu ích, có giá trị với công chúng

Khi viết TCBC, người viết cần lưu ý hai yếu tố sau để bản TCBC đạt hiệu quả:

• Nội dung TCBC cần có sự liên quan và thu hút được những đối tượng mục tiêu

• Nội dung chính trong TCBC cần có sự liên quan mật thiết đến doanh nghiệp

Đính kèm những trích dẫn hữu ích

Một trong những yếu tố tạo nên sự thu hút của TCBC là những trích dẫn của những nhân vật quan trọng. Hãy sử dụng những trích dẫn chính xác và hữu ích đính kèm trong câu chuyện để gây sự chú ý và tăng tính thuyết phục đối với giới truyền thông.

Chủ đề của TCBC phải gắn liền với mục đích sản phẩm

Đối với giới truyền thông và công chúng, điều mà họ quan tâm không phải sự kiện của công ty bạn tổ chức lớn cỡ nào mà là những vấn đề thiết thực lên quan đến doanh nghiệp và sản phẩm dịch vụ. Chẳng hạn như: Lịch sử ra đời và phát triển của doanh nghiệp? Sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn có mục đích và giá trị như thế nào? Nó có thể giải quyết được vấn đề gì cho cộng đồng và xã hội?

Vì vậy, hãy luôn gắn liền sản phẩm của doanh nghiệp với thông cáo báo chí. Hãy luôn nhấn mạnh những ưu điểm vượt trội của sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bởi đó là những điều mà giới báo chí quan tâm.

Nội dung của TCBC phải thật ngắn gọn, rõ ràng

Một thông cáo báo chí ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ thông tin luôn có ưu thế hơn so với một thông cáo báo chí dài dòng, lan man. Bởi thói quen và xu hướng đọc của độc giả hiện nay cho thấy, không ai muốn đọc một bản thông cáo báo chí dài đén ấy trang A4 mà nội dung chỉ để thông báo về một sự kiện của một cá nhân hay tổ chức nào đó. Vì vậy, hãy biết liệt kê và chọn lọc những thông tin hữu ích cần thiết để đưa vào thông cáo báo chí để tránh tình trạng viết dài, kém hay.

Tóm lại, những yếu tố quan trọng cần lưu ý khi viết một thông cáo báo chí gồm

• Sử dụng một tiêu đề sinh động, hấp dẫn nhằm thu hút sự chú ý của phóng viên.

• TCBC nên trình bày thông tin theo mô hình kim tự tháp ngược, đưa các thông tin quan trọng lên đầu và sắp xếp thứ tự thông tin theo mức độ quan trọng giảm dần.

• Tuyệt đối tránh những lời công bố cường điệu và không có bằng chứng, thiếu tin cậy.

• Trình bày nội dung cần đi thẳng vào vấn đề, cần có địa chỉ và thông tin liên hệ rõ ràng.

• Người viết nên hạn chế sử dụng các biệt ngữ trong TCBC… 

                                                                                                                                                                                                                                      Theo Business Style