I. Về Nhóm từ thiện Fly To Sky:

- Nhóm từ thiện Fly To Sky là một tổ chức thiện nguyện xã hội, hoạt động phi lợi nhuận, được khởi xướng vào năm 2018 bởi bạn trẻ Lê Văn Phúc – Cá nhân trẻ tuổi nhất nước nhận Giải thưởng Tình nguyện Quốc gia năm 2019 – khi đó mới 17 tuổi. Hoạt động với 02 chi nhánh tại Gia Lai và Thành phố Hồ Chí Minh;

- Là thành viên các Mạng lưới Tình nguyện Quốc gia, trực thuộc Trung tâm Tình nguyện Quốc gia  (Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh) theo Quyết định số 71/QĐ-VVC, ngày 04/12/2020 và Quyết định số 02/QĐ-VVC, ngày 02/1/2021 của Giám đốc Trung tâm.

- Fly To Sky hành động vì một Việt Nam tương lai 05 KHÔNG: không thiếu nước sạch - vệ sinh, không thiếu chăm sóc y tế cơ bản, không thiếu sinh kế, không thiếu giáo dục phổ thông, không thiếu sự hành động mỗi ngày để bảo vệ môi trường.

- Fly To Sky luôn nỗ lực để thực hiện các dự án, chương trình, chiến dịch phụng sự cộng đồng ở 5 lĩnh vực chính: văn hóa – giáo dục, chăm sóc sức khỏe cộng đồng, hỗ trợ kinh tế, an sinh xã hội và năng lượng sạch – môi trường bền vững nhằm hướng đến 17 mục tiêu phát triển bền vững của Liên Hợp Quốc (17 SDGs).

II. Mô tả công việc các Mảng:

1. Thư ký Văn phòng Ban Chủ nhiệm Chi nhánh phụ trách Công tác Hành chính:

a. Mô tả công việc:

 

- Soạn thảo, dự thảo các loại văn bản hành chính như quyết định, công văn, thông báo, thư mời, kế hoạch, tờ trình,… liên quan đến các nội dung hoạt động tại Chi nhánh.

- Chịu trách nhiệm tổng hợp ý kiến, xây dựng, hỗ trợ giải quyết các thủ tục về hành chính, giấy tờ theo phân công của Ban Chủ nhiệm Chi nhánh.

- Hỗ trợ các cán bộ quản lý, thành viên, tình nguyện viên, các Ban, Đội, Đơn vị trực thuộc thực hiện các thủ tục hành chính.

- Tổng hợp email, tin nhắn trả lời các Fanpage, Thư điện tử và tham mưu Ban Chủ nhiệm nội dung trả lời.

- Liên hệ, trao đổi ý kiến của Ban Chủ nhiệm với các cá nhân, tổ chức, cơ quan có liên quan khi được sự phân công; 

- Thực hiện các công việc khác theo phân công trực tiếp từ Văn phòng Ban Chủ nhiệm Nhóm, lãnh đạo Văn phòng Ban Chủ nhiệm Chi nhánh và Ban Chủ nhiệm các cấp.

b. Yêu cầu riêng của Mảng:

 

- Có khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm cơ bản như Word, Excel, PowerPoint,….; Biết sử dụng Google Drive. 

- Có điện thoại di động và máy tính bàn hoặc laptop cá nhân để thuận tiện cho việc thực hiện nhiệm vụ.

 

2. Thư ký Văn phòng Ban Chủ nhiệm Chi nhánh phụ trách Thống kê – Tổng hợp:

a. Mô tả công việc:

 

- Đảm nhận việc thu thập thông tin, xử lý số liệu và cung cấp thông tin cho các cơ quan, tổ chức có liên quan cũng như Ban Chủ nhiệm các cấp.

- Tổng hợp và phân phối hồ sơ, tài liệu, văn bản thông tin kịp thời đến các Ban, Đội, Đơn vị trực thuộc theo phân công của Ban Chủ nhiệm; 

- Quản lý, sao lưu các loại văn bản, hồ sơ, giấy tờ, lưu trữ các loại hồ sơ và tra cứu thông tin trong văn bản liên quan.

- Quản lý, theo dõi, kiểm tra việc sao lưu dữ liệu, tổng hợp dữ liệu liên quan đến các mảng của Chi nhánh từ các Ban, Đội, Đơn vị trực thuộc.

- Tổng hợp thông tin, dự thảo các báo cáo các nhiệm vụ có liên quan đến các hoạt động của Chi nhánh theo sự phân công của Ban Chủ nhiệm các cấp.

- Thực hiện các công việc khác theo phân công trực tiếp từ Văn phòng Ban Chủ nhiệm Nhóm, lãnh đạo Văn phòng Ban Chủ nhiệm Chi nhánh và Ban Chủ nhiệm các cấp.

b. Yêu cầu riêng của Mảng:

 

- Có khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm cơ bản như Word, Excel, PowerPoint,….; Biết sử dụng Google Drive. 

- Có điện thoại di động và máy tính bàn hoặc laptop cá nhân để thuận tiện cho việc thực hiện nhiệm vụ.

 

3. Thư ký Văn phòng Ban Chủ nhiệm Chi nhánh phụ trách Hội họp:

a. Mô tả công việc:

- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị và ghi chép, tổng hợp nội dung, biên bản họp, dự thảo kết luận tại các cuộc họp để phục vụ việc quản lý điều hành.

- Tổ chức hội ý để nghe các bộ phận hoặc cán bộ quản lý các Ban, Đội, Đơn vị trực thuộc Chi nhánh báo cáo trực tiếp và ghi ý kiến vào biên bản.

- Sắp xếp, tổ chức lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Ban Chủ nhiệm Chi nhánh.

- Tham gia các cuộc họp, hội nghị, diễn đàn của các đối tác, đơn vị, cơ quan khi được phân công.

- Quản lý, tổng hợp, thống kê việc tổ chức của họp thường kỳ, biên bản họp của các đơn vị trực thuộc.

- Thực hiện các công việc khác theo phân công trực tiếp từ Văn phòng Ban Chủ nhiệm Nhóm, lãnh đạo Văn phòng Ban Chủ nhiệm Chi nhánh và Ban Chủ nhiệm các cấp.

b. Yêu cầu riêng của Mảng:

- Có quỹ thời gian lớn để thường xuyên tổ chức, tham gia các các cuộc họp, hội nghị, diễn đàn.

 

4. Thư ký Văn phòng Ban Chủ nhiệm Chi nhánh phụ trách Quản lý hoạt động tại các đơn vị trực thuộc:

a. Mô tả công việc:

 

- Hỗ trợ Ban Chủ nhiệm Chi nhánh theo dõi, kiểm tra, nhắc nhở, cập nhật tình hình hoạt động từ các Ban, Đội, Đơn vị trực thuộc theo các văn bản đã được ban hành, theo ý kiến chỉ đạo, phân công của Ban Chủ nhiệm các cấp.

- Tổng hợp đề xuất của các cá nhân, tập thể để trình xin ý kiến của Ban Chủ nhiệm.

- Tham mưu cho Ban Chủ nhiệm Chi nhánh về định hướng, phương hướng triển khai, xử lý, chỉ đạo công việc tại các Ban, Đội, Đơn vị trực thuộc.

- Thực hiện các công việc khác theo phân công trực tiếp từ Văn phòng Ban Chủ nhiệm Nhóm, lãnh đạo Văn phòng Ban Chủ nhiệm Chi nhánh và Ban Chủ nhiệm các cấp.

b. Yêu cầu riêng của Mảng:

- Có khả năng quản lý, kiểm soát khối lượng công việc lớn.

- Ưu tiên tình nguyện viên có kinh nghiệm tham gia nhiều lĩnh vực, nhiều mảng tại các tổ chức thiện nguyện có tổ chức, tổ chức, dự án, quỹ cộng đồng.

 

5. Thư ký Văn phòng Ban Chủ nhiệm Chi nhánh phụ trách Tôn vinh – Khen thưởng:

a. Mô tả công việc:

 

- Tham gia Hội đồng Tôn vinh - Khen thưởng Chi nhánh để hỗ trợ Hội đồng và các Thành viên Mảng Tôn vinh - Khen thưởng của Ban Nhân sự Chi nhánh về các công tác hành chính liên quan đến tôn vinh, khen thưởng.

- Hỗ trợ Ban Chủ nhiệm Chi nhánh hướng dẫn, tổng hợp đề xuất, kiểm duyệt hồ sơ đề xuất, dự thảo quyết định, đề xuất hình thức khen thưởng, tôn vinh từ các Ban, Đội, Đơn vị trực thuộc.

- Hỗ trợ Ban Chủ nhiệm Chi nhánh lập Tờ trình, chuẩn bị hồ sơ xin Ban Chủ nhiệm Nhóm hoặc các cấp cao hơn tặng Giấy chứng nhận, tôn vinh khen thưởng.

- Thực hiện chuẩn bị giấy chứng nhận, in ấn, trình xin ý kiến mẫu giấy chứng, cấp phôi giấy chứng nhận; Phối hợp với các đơn vị có liên quan để chuyển giấy đến cho các tổ chức, cá nhân.

- Thực hiện các công việc khác theo phân công trực tiếp từ Văn phòng Ban Chủ nhiệm Nhóm, lãnh đạo Văn phòng Ban Chủ nhiệm Chi nhánh và Ban Chủ nhiệm các cấp.

b. Yêu cầu riêng của Mảng:

- Có thể sắp xếp thường xuyên tham gia các hoạt động của tổ chức để nắm bắt, ghi nhận được sự đóng góp của các cá nhân, tổ chức.

 

6. Thư ký Văn phòng Ban Chủ nhiệm Chi nhánh phụ trách Tài chính – Kế toán:

a. Mô tả công việc:

- Thu thập, kiểm tra, rà soát các khoản thu, chi tài chính, tài trợ từ các Ban Tổ chức Chương trình, Ban Quản lý các Dự án, Ban Đối ngoại và kế hoạch tổng hợp, các tập thể, cá nhân có liên quan để cập nhật báo cáo tài chính cho từng hoạt động tại Chi nhánh.

- Phối hợp Tiểu ban Tài chính – Kế toán (Văn phòng Ban Chủ nhiệm Nhóm – Tổng) thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác tài chính. 

- Lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện kế hoạch chi phí được giao. Dự thảo đề xuất dự toán kinh phí cho các chương trình, dự án, hoạt động theo phân công.

- Tổng hợp hóa đơn, chứng từ tài chính có liên quan đến các khoản thu, chi làm sổ sách, lập báo cáo tài chính; Lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, ngân hàng; Theo dõi và quản lý việc mua sắm hàng hóa, quà tặng theo các khoản được duyệt; Kiểm tra tính chính xác các hóa đơn chứng từ của các bộ hồ sơ thanh toán, đảm bảo đúng theo quy định của nhà nước và theo Quy định của Nhóm. 

- Tham mưu cho Ban Chủ nhiệm về quy trình tài chính; Hướng dẫn các tập thể, cá nhân thu, chi tài chính theo Quy trình tài chính của Nhóm.

- Phối hợp cùng Ban Hậu cần theo dõi, tổng hợp số liệu tồn kho hàng hóa. 

- Nhận, tổng hợp các hồ sơ thanh toán từ các bộ phận khác trong Nhóm/hóa đơn từ nhà cung cấp chuyển đến để xin ý kiến duyệt chi, duyệt thanh toán từ Ban Chủ nhiệm Chi nhánh và Hội đồng Quản lý Quỹ từ thiện; Theo dõi, xử lý, giải quyết công nợ phải trả nhà cung cấp.

- Thực hiện các công việc khác theo phân công trực tiếp từ Văn phòng Ban Chủ nhiệm Nhóm, lãnh đạo Văn phòng Ban Chủ nhiệm Chi nhánh và Ban Chủ nhiệm các cấp.

b. Yêu cầu riêng của Mảng:

 

- Ưu tiên Sinh viên, cử nhân hoặc đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, tài chính,…

- Có tính tỉ mỉ, chi tiết, cầu toàn.

 

III. Yêu cầu chung:

- Cam kết tham gia thành viên chính thức tối thiểu 06 tháng trở lên.

- Có khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm cơ bản như Word, Excel, PowerPoint,….; Biết sử dụng Google Drive.

- Có điện thoại di động và máy tính bàn hoặc laptop cá nhân để thuận tiện cho việc thực hiện nhiệm vụ.

- Ưu tiên đã từng tham gia các văn phòng, hành chính tại các tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức xã hội, quỹ từ thiện, quỹ cộng đồng.

- Linh hoạt chủ động trong thời gian và tự sắp xếp được lịch trình, công việc.

- Có quỹ thời gian phù hợp với tính chất công việc; Có thể dành tối thiểu 01 tiếng mỗi ngày cho việc triển khai các nhiệm vụ được giao; Ưu tiên học sinh, sinh viên có quỹ thời gian rãnh lớn.

- Nhiệt tình, trung thực, cầu toàn và cẩn trọng trong công việc.

- Có tinh thần tình nguyện cao, ham học hỏi, chủ động với nhiệm vụ được phân công.

- Có khả năng chịu áp lực, thực hiện nhiều nhiệm vụ thúc đẩy quá trình phụng sự cộng đồng nhanh, hiệu quả.

- Đảm bao tính kỉ luật về thời gian, nội quy; Có sự cam kết cao với các hoạt động tình nguyện mà mình tham gia; Chịu trách nhiệm cho những hành động của mình.

 

IV. Quyền lợi chung:

- Được cung cấp tài khoản vận hành nội bộ (sử dụng trên app và website) sử dụng để tạo việc, nhận việc, tạo checklist, nhận văn bản, trình duyệt,...; Nếu là cán bộ quản lý cấp trưởng/phó sẽ được cấp tài khoản email công cá nhân sử dụng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

- Có cơ hội mở rộng các mối quan hệ, tiếp xúc với nhiều tình nguyện viên.

- Được trau dồi khả năng soạn thảo văn bản, viết lách, trình bày văn bản hành chính; Học hỏi các thủ thuật về Word, Excel,…

- Được cấp Giấy chứng nhận hoặc Giấy xác nhận tham gia hoạt động tình nguyện của Ban Chủ nhiệm các cấp và Trung tâm Tình nguyện Quốc gia khi hoàn thành tốt các nhiệm vụ; Được đề nghị khen thưởng khi có thành tích, đóng góp xuất sắc cho các hoạt động tình nguyện vì cộng đồng; Được xem xét đề nghị xét công nhận danh hiệu “Tình nguyên viên xuất sắc của năm”.

- Được bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng công tác Nhóm và phong trào tình nguyện tại Nhóm;

- Được cung cấp tài khoản sử dụng App và Website hệ thống làm việc nội bộ; Đối với cán bộ quản lý sẽ được cấp Email công dùng riêng.

- Được tham gia tình nguyện, ứng cử tham gia Ban Tổ chức tất cả các hoạt động do các cấp Nhóm tổ chức mà không cần phải tham gia phỏng vấn tình nguyện viên.

- Được tham gia, giới thiệu tham gia các khóa đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng tình nguyện, công tác Nhóm và phong trào tình nguyện vì cộng đồng do các tổ chức, cơ quan và các cấp Nhóm Nhóm tổ chức; Được xem xét tham gia các chương trình tình nguyện viên quốc gia, quốc tế trong và ngoài Nhóm (khi đáp ứng yêu cầu của chương trình và tổ chức Nhóm).

- Được ứng cử, đề cử vào các chức vụ cán bộ quản lý của các cấp Nhóm.

- Mở rộng mối quan hệ của bản thân và cải thiện các kỹ năng mềm như: Quản lý, lãnh đạo, làm việc nhóm, giao tiếp và thiết lập quan hệ, đàm phán, giải quyết vấn đề phức tạp,...

 

V. Ví trí hoạt động: Thư ký Văn phòng Ban Chủ nhiệm có thể hoạt động tại Văn phòng Ban Chủ nhiệm các các Chi nhánh (Chi nhánh Gia Lai, Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh).

 

VI. Cách thức đăng ký: Nộp hồ sơ theo hướng dẫn tại ĐÂY

 

Mọi thông tin chi tiết về hoạt động tổ chức, cần tư vấn và hỏi đáp về công tác đăng kí tham gia thành viên chính thức xin vui lòng liên hệ:

- Email giải đáp về công tác tuyển dụng tại Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: tphcm@flytoskycharity.vn.

- Email giải đáp về công tác tuyển dụng tại Chi nhánh Gia Lai: gialai@flytoskycharity.vn.

- Email giải đáp về công tác tuyển dụng tại cấp Tổng: tinhnguyen@flytoskycharity.vn.